O resumo do que mudou com a ISO 9001:2015

A principal referência quando se fala em qualidade nas empresas é a ISO 9001, um conjunto de normas que visa orientar a implementação e manutenção de um sistema de gestão da qualidade (SGQ). Criada em 1987, a ISO 9001 sofreu pequenas alterações ao longo do tempo, visando apenas aclarar alguns pontos e tornar as normas mais compreensíveis para seus usuários (empresários, directores, gerentes e técnicos). Em todo o caso, desde 2012 vem sendo trabalhada uma mudança mais profunda na norma, para que a coloque afinada com as exigências de um mercado cada vez mais competitivo e ágil.

Face a tão esperada e anunciada publicação da ISO 9001:2015, resolvemos aqui neste artigo destacar que mudanças podemos encontrar e observar e as mais significativas na norma e como elas podem resultar em impacto na organização que já estiver certificada ou no sistema de gestão da qualidade a implementar.

Podemos adiantar que não vemos qualquer impacto negativo, depois de analisado e discutido o assunto internamente e aferido em vários fóruns as conclusões são que as alterações podem ser traduzidas em melhorias ou melhor ainda optimização da normativa face experiência acumulada.

Preparados para a mudança?

Sem problemas, de facto não parecem negativas, mas assistimos a mudanças, no limite de paradigma e com isso alguns aspectos são observados e abordados de formas diferentes.

I) A Não obrigatoriedade de haver Manual de Qualidade.

Em relação a este item a conclusão é que não existe obrigatoriedade para haver na organização o habitual Manual da Qualidade. Neste caso pode ser útil, não um problema em si, mas um desafio. Aliás podemos confessar que no interior da Statusknowledge no âmbito do SGQ em implementação vai haver Manual, portanto esta novidade não vai ser levada a sério.

Mas efectivamente podemos desde já adiantar que a principal mudança com a actualização da ISO 9001 é a não obrigatoriedade do Manual da Qualidade, que até então era um documento obrigatório a ser mantido pela organização. Ele continua sendo de extrema importância para concentrar o conhecimento acumulado da empresa no desenvolvimento de uma política de qualidade mais eficaz, contudo, aquelas empresas que não sentirem a necessidade do documento, poderão abrir mão dele para tonar os processos e decisões mais ágeis e menos burocráticos. Pode em determinadas realidades ser um factor decisivo e facilitador.

II) Redução de 1 princípio da qualidade

Sim, para quem está familiarizado com os 8 princípios da gestão da qualidade, vai notar imediatamente que agora são 7, sendo que os princípios 4 e 5 passam a fazer parte de um único item. A saber os actuais princípios da qualidade são os seguintes;

O Foco no cliente.

A Liderança.

A Competência e compromisso das pessoas.

A Abordagem por processos.

A Melhoria.

A Decisão assente em informações.

A Gestão do relacionamento.

Com esta nova ISO 9001 também percebemos que os princípios ficam mais claros e abrangentes, como “gestão de relacionamento” ao invés de “relação mutuamente benéfica com fornecedores”.

III) Maior relevância das lideranças

É manifestamente evidente que o paradigma para além de maior relevo e importância para o risco e passar a haver uma maior participação das lideranças e gestão de topo que não pode ser um mero exercício de intenção.

Se antes no âmbito da ISO 9001:2008 era habituai observar a figura do representante da gestão como principal responsável pelo sistema de gestão da qualidade, a partir de agora esse papel será descentralizado e ficará a cargo das lideranças da empresa, visando disseminar verdadeiramente a cultura da gestão da qualidade.

IV) Registo e tratamento de reclamações

Uma outra novidade para as organizações é que a partir da versão 2015 da ISO 9001 todas as reclamações de partes interessadas (não apenas clientes, mas também fornecedores, funcionários, etc) deverão ser registradas e tratadas adequadamente desde que estejam dentro do SGQ – Sistema de Gestão de Qualidade.

V) O Plano de comunicação

Também novidade é o plano de comunicação, e como se sabe era lugar comum a afirmação que a comunicação é essencial para as organizações, mas agora com a “nova” ISO a comunicação é elevada a um papel mais importante, com vista a disseminar os valores e a cultura do SGQ. Com esta nova postura a organização deverá desenhar, implementar e manter um plano de comunicação interna e externa, definindo papéis, responsabilidades e normas de conduta.

VI) A Substituição do termo “formação” por “conhecimento”

No que se refere às habituais e recorrentes acções de formação no âmbito dos sistemas de qualidade das organizações, devem continuar a existir para garantir a perfeita execução do SGQ, contudo, passam agora a fazer parte de uma estratégia ainda maior ou melhor mais ampla, que passa por ser a figura da gestão do conhecimento da empresa, o que por si visa garantir a sustentabilidade do negócio e da actividade da organização ao longo do tempo.

VII) Os Registos e controlos de documentos passam a ser “informação documentada”

Visto que um dos princípios da qualidade passa a ser a decisão baseada em informações, nada mais natural do que substituirmos os controlos e registos de documentos pelo termo “informação documentada”, o qual também faz parte da gestão do conhecimento organizacional e facilita a tomada de decisão da empresa.

Uma nota final para clarificar que as mudanças verificadas não excluem os controlos, vocabulários e terminologias utilizadas pelas organizações anteriormente certificadas com a ISO 9001:2008, ou seja, não será necessário haver preocupação em adequar a organização e o SGQ à nova versão da ISO 9001.

Estamos convencidos que eventuais mudanças só resultam em optimização e melhorias no resultado final.

Se deseja conferir algum aspecto mais técnico ou de detalhe da sua organização sobre a versão 2015 da ISO 9001, pode colocar as dúvidas e questões gratuitamente por e-mail ou pelo formulário de contacto (clique aqui e preencha com os seus dados).